NÂNG CAO NĂNG SUẤT CỦA BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁC HÀNG VỚI TỰ ĐỘNG TẠO CASE TỪ EMAIL TRONG DYNAMICS 365
Trong module Service Management của Dynamics 365 có tính năng rất hay và huỹ ích đó là tự động tạo case khi có email gửi tới mailbox. Ví dụ bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty có emailbox customerservice@abc.com để tiếp nhận ý kiến hoặc yêu cầu của khách hàng. Thông thường nhân viên chăm sóc khách hàng cần sử dụng log in vào mailbox tiếp nhận và trả lời khách hàng.
Như vậy nếu số lượng email lớn sẽ gây khó khăn trong việc quản lý vào theo dõi những yêu cầu của khách hàng. Với MS Dynamics 365 và tự động tạo case từ email sẽ nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ của công ty.
Sau đây sẽ bước cần thực hiện để cài đặt trong MS Dynamics 365.
- Đầu tiên chúng ta cần cài đặt email trông MS Dynamics 365. MS Dynamics 365 hỗ trợ giao thức POP3/IMAP và Exchange email server. Có 2 service giúp bạn đồng bộ email trong MS Dynamics 365 là Email Router và Server-Side Synchronyzation.
Dưới đây là ví dụ cài đặt Server-Side Email Server
- Cài đặt mailbox cho tài khoản email tiếp nhận ý kiến từ khách hàng
- Tiếp theo chúng ta cần cài đặt trong Service Management. Đầu tiên cần tạo Queue để tiếp nhận email tới.
Tạo mới Queue, với Mailbox chính là mail box tạo ở bước2.
- Tạo Record creation and update rules trong Queue với Source Type=Email
- Tiếp theo cần tạo detail “Specify record creation and update details”. Chúng ta sẽ định nghĩa những điều kiện để lọc email vào tạo case theo phân loại từ email.
Tạo Case từ nội dung email
- Đây là kết quả case tạo ra từ email. Hơn thế nữa tất cả emails liên quan tới case nều được traking trong MS Dynamics 365. Nhân viên chăm sóc khác hàng hoàn toàn có thể sử dụng MS Dynamics 365 để liên hệ với khách hàng trực tiếp từ MS Dynamics 365, tạo ghi chú, lên lịch và việc cần làm… liên qua tới case này
