Hôm nay mình tiếp tục với chuỗi bài mang sức mạnh của Office 365 và Power Platform giúp chúng ta đơn giản hoá, tự động hoá các tác vụ hàng ngày.

Công nghệ tuyệt vời khi làm thay đổi giúp chúng ta “Làm nhanh, làm đúng, làm nhiều” nhưng lại mang hiệu xuất tuyệt vời.

Nhu cầu về quản lý tài liệu: file Doc, Excel, Pdf là rất cần thiết cho một công ty hay một nhóm làm việc. SharePoint( SP) là ứng dụng tuyệt vời giúp chúng ta làm được việc này. Sau đây là vài lợi ích mang lại:

1. Đi kèm với Office 365 không tốn thêm chi phí nếu đang sử dụng bộ Microsoft Office 365.
2. Dễ dàng tạo dựng nhiều site khác nhau
3. File được tổ chức theo thư mục(folder) tương tự Hệ điều hành Windows
4. Có thể đồng bộ hoá với máy tính cá nhân
5. Có hệ thống quản lý phiên bản(version control) giúp khôi phục, so sánh phiên bản cũ
6. Tính hợp hệ thống Xét duyệt (Approval) cho tài liệu
7. Xem tài liệu trực tiếp trên trình duyệt.
8. Tìm kiếm nội dung bên trong của tài liệu

Để xây dựng hệ thống quản lý tài liệu chúng ta tiến hành bước sau:

1. Login vào Office 365 https://www.office.com/ tiếp theo vào ứng dụng SharePoint
2. Tạo một Document Site, chon team nếu muốn hạn chế người truy cập, Community Site nếu muốn tất cả mọi người trong tổ chức có thể truy cập

3. Sau khi tạo site chúng ta đã có thể sử dụng, bước này chỉ mất 5phút

4. Nếu bạn muốn đồng bộ với máy tính cá nhân. Bạn chỉ cần nhấn “Sync”. Yêu cầu máy tính cá nhân phải cài đặt Onedrive for Business https://onedrive.live.com/about/en-US/business/ 
5. Tiếp theo nếu cần xét duyệt bạn có thể bật tính năng này ở  Setting> Versioning Settings> Content Approval. Xem thêm tại Hướng dẫn từ Microsoft 

6. Chúng ta có thể xét duyệt cho những tài liệu mới tải lên hoặc mới thay đổi