Hiện tại đối với nhiều doanh nghiệp, họ vẫn đang phải sử dụng giấy tờ, bút viết cho các hoạt động phê duyệt.

Ví dụ: một doanh nghiệp có rất nhiều nhân viên, tỉ lệ thuận thì cũng có nhiều quản lý và quản lý cấp, và cả cấp trên của quản lý. Khi một nhân viên có một ý tưởng, hoặc yêu cầu cần quản lý phê duyệt, họ sẽ phải làm đơn, có thể bằng tay hoặc các công cụ office như Word, Excel…, rùi họ in ra và đưa tay cho các cấp quản lý của mình để họ phê duyệt.

Xem xét ví dụ trên, có thể hiểu là người nhân viên sau khi có đơn, thì họ phải tự chuyển đơn cho quản lý. Với một dạng phê duyệt đơn giản như vậy, nhưng nếu nhân theo số lượng nhân viên có yêu cầu, và số lượng quản lý nhận được yêu cầu phải xử lý, sẽ là khoảng thời gian không nhỏ (bao gồm cả thời gian để họ di chuyển và nộp đơn).

Như vậy để tiết kiệm được khoảng thời gian “Không nhỏ đó”, thì chúng ta có thể chuyển các hoạt động phê duyệt này (giấy) sang kiểu số (digital). Đây (digital) có thể hiểu cũng là một dạng hoạt động phê duyệt, nhưng chúng ta không cần giấy bút, không cần phải di chuyển nhiều, các hoạt động đều được thực hiện thông qua clound onine, và người nhân viên, quản lý, các cấp trên, các BOSS lớn chỉ cần có internet, có máy tính, và thậm chí là chỉ cần điện thoại.

Với các doanh nghiệp đã sử dụng Office của Microsoft, thì họ có thể biết về Microsoft Teams, một phần mềm làm việc giữa các nhân viên trong công ty, có thể chat, video call, share screen và rất nhiều ứng dụng ngày càng nhiều chỉ với mục đích giúp họ làm việc tốt hơn. Và tất nhiên, các hoạt động phê duyệt cũng có thể sử dụng ở Team.

Microsoft Teams giờ đã có thể sử dụng Approvals (một ứng dụng tích hợp để thực hiện hoạt động phê duyệt đơn giản). Với một doanh nghiệp sử dụng office, thì việc sử dụng Teams gần như là toàn bộ và với số lượng lớn nhân viên như vậy, thì Approvals của Team sẽ rất tiết kiệm thời gian cho hoạt động phê duyệt, tất nhiên đó chỉ là những hoạt động tương đối đơn giản.

Chúng ta sẽ thử một ví dụ, em là người nhân viên, em muốn đề xuất ý tưởng “Ice Cream is make with Ice” cho quản lý của em phê duyệt, đây là những việc em sẽ làm:

• Vào Team, click vào Approval, và tạo một yêu cầu “Ice Cream is make with Ice”, nhập người quản lý em cần họ phê duyệt, phần mô tả và đính kèm file nếu có.
• Bấm tạo, một yêu cầu sẽ được gửi tới người quản lý em đã nhập, có thông báo trên Team đối với người quản lý đó nên họ sẽ biết được yêu cầu của em
• Em có thể coi được thông tin và theo dõi yêu cầu của mình, khi người quản lý phê duyệt, em có thể thấy thời gian, và phần mô tả thêm của họ

Đối với người quản lý, họ sẽ có thông báo trên Team nếu có yêu cầu tới họ, và họ cũng xem được thông tin yêu cầu như người nhân viên đã nhập, files. Họ cũng xem được danh sách các yêu cầu để lựa chọn phê duyệt, theo dõi.

Đây là một số hình ảnh để mọi người có thể hình dung được:

Ứng Dụng Team

Approvals

Tạo một yêu cầu đơn giản

Theo dõi yêu cầu của bạn

Màn hình người quản lý, thông báo về yêu cầu phê duyệt của nhân viên

Quản lý phê duyệt

Xem lại màn hình theo dõi của nhân viên sau khi quản lý phê duyệt

Như vậy người nhân viên có đã có thể tạo 1 yêu cầu phê duyệt đơn giản tới người quản lý, có thể theo dõi yêu cầu của mình và khi được phê duyệt sẽ có thông báo, không tốn quá nhiều thời gian. Ngoài ra Approvals trong Team không chỉ gửi chỉ 1 quản lý mà có thể gửi cho nhiều người quản lý cùng lúc

Việc này tiết kiệm được thời gian di chuyển của nhân viên, thay vì xưa phải đi tới quản lý này, rùi qua quản lý khác cầm theo tệp hồ sơ, thì giờ chỉ cần ngồi, theo dõi và đợi thông báo.

Và để sử dụng Approvals trong team thì phải làm gì?

Rất đơn giản, mọi người chỉ cần vào Teams, vào Apps, tìm kiếm Approvals và chọn nó thêm vào Teams, thế là có thể sài được rùi

Trên là cách để chúng ta có thể thay thế một hoạt động giấy sang cách sử dụng nhờ vào internet, một cách để thực hiện “digital transformation” (chuyển đổi số) từ các quy trình ký, lưu trữ…, bằng giấy bút. Sự chuyển đổi này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như tiền bạc và công sức nhân viên bỏ ra để làm một việc, để họ có thể làm được những việc khác.

Đối với các hoạt động phê duyệt phức tạp, chúng ta có thể kết hợp lẫn Team, Power Automate, Power App của microsoft để tự động hóa quá trình phê duyệt, ngoài ra không chỉ riêng phê duyệt, mà một số hoạt động khác cũng có thể biến đổi theo “Digital Transformation”.

Em xin cảm ơn mọi người đã theo dõi bài viết, mong bài viết giúp mọi người cập nhật được Approvals cũng như cách sử dụng trong Microsoft Team.

Kỳ sau em sẽ nói về Approvals trong Power Automate của Microsoft